يتولى قسم الشؤون المالية مهام ومسؤوليات إعداد الحسابات العامة,وتجهيز الميزانيات الختامية والتقديرية, والإشراف على أعمال إيرادات الجامعة وتحصيلها, وتنفيذ أوامر الشراء, وتخزين موجودات الجامعة و أصولها المتداولة, وذلك عن طريق الوحدات التالية:

وحدة الحسابات والميزانية

تتولى وحدة الحسابات والميزانية القيام بالمهام والمسؤوليات التالية:

  • تنفيذ جميع القيادات المحاسبية حسب الدليل الموضوع لكافة حسابات الجامعة وقيدها بالدفاتر والسجلات المعتمدة, وعمل موازين المراجعة والمطابقات في مواعيدها .
  • الإشراف على أعمال الجرد السنوي, وتقييم موجودات الجامعة, وإجراء المقارنات بين الأرصدة الدفترية و الأرصدة الفعلية,وإظهار الفروقات, واتخاذ ما يلزم بشأنها من تسويات وإجراءات قانونية .
  • قفل الحسابات الختامية للجامعة, وإعداد الميزانية العمومية طبقا للاصول المحاسبية المتعارف عليها, والمشاركة في إعداد الردود والتوضيحات والتحليلات حيال بنود وحسابات الميزانية, ومتابعة إتمام إجراءات فحصها والمصادقة عليها من قبل الجهات المختصة .
  • إعداد كشوفات مرتبات جميع الموظفين والعاملين بالجامعة من واقع سجلات الحضور والانصراف والعمل على سدادها خلال المواعيد والأماكن المحددة بعد إجراء أية خصومات تأديبية أو ضريبية أو لصالح صندوق الضمان الاجتماعي وغيره من الهيئات العامة، وذلك وفقاً للتشريعات والتعليمات الصادرة ، وفي المواعيد التي تكفل عدم تعرض الجامعة لأية غرامات تأخير أو مسؤولية قانونية من أية نوع كانت.
  • إعداد قسائم الدفع واتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة لإتمام إجراءات الصرف على احتياجات الجامعة والوفاء بالتزاماتها المالية الأخرى لمستحقيها في المواعيد المحددة وطبقاً لبنود الميزانية التقديرية المعتمدة ، بعد التأكد من اعتمادها واستيفائها المستندات المطلوبة، وبما يضمن عدم تحميل الجامعة لأية غرامات أو نفقات إضافية.
  • إعداد مشروع الميزانية التقديرية السنوية طبقاً للسياسة الموضوعة للجامعة لكافة أوجه نشاطها من معدلات تنفيذ وتصنيع وتشغيل وصيانة وخدمات ، ومتابعة بنودها بعد اعتمادها وإعداد التقارير والإحصائيات عن معدل تنفيذ بنودها، والتبليغ عن أي انحراف في حجم النفقات والمصروفات ، واقتراح الحلول المناسبة.
  • مسك المجموعة الدفترية المحاسبية والإحصائية المقررة ، دفتري اليومية والجرد الميزانية وسجل الأصول الثابتة ، وإثبات وقيد فيها جميع المعاملات المالية وفقاً لما تقضي به التشريعات والنظم المحاسبية المتعارف عليه،واستخرج منها البيانات والمؤشرات ، التي تساعد في ترشيد القرارات.
  • القيام بالأعمال الأخرى التي تسند إليه ،أو لها علاقة بالحسابات العامة والميزانية.

وحدة المشتريات والمخازن

تتولى وحدة المشتريات والمخازن القيام بالمهام والمسؤوليات التالية:

  • تنفيذ سياسة الجامعة في مجال الشراء والحصول على الخدمات ، وذلك بالقيام بكافة إجراءات النشر والإعلان وجلب الفواتير والعروض للمواد المطلوب شراؤها من السوقين المحلي والخارجي، وعرضها على اللجان المشكلة للمشتريات وممارسة العروض.
  • إتمام إجراءات بالتوريد بعد اعتمادها ، واتخاذ كافة العمال المتعلقة بها، بما يضمن توفير كافة المواد والخدمات بالمواصفات وفي المواعيد وبالكميات المطلوبة ، وفي حدود الموازنات المعتمدة.
  • اتخاذ وتنفيذ كافة أعمال التصريح الجمركي للمواد الموردة ، وتعبئة الإقرارات الجمركية ، واستيفاء كافة مستنداتها، وسداد الرسوم الجمركية ، لإتمام إجراءات سحب المواد من الحظائر الجمركية.
  • استلام المشتريات المحلية والخارجية المتعلقة بالمهام وقطع الغيار والأثاث والقرطاسية ،وغيرها من المهمات الأخرى ، طبقاً لأوامر الشراء والعمل المعتمدة، وذلك بالتنسيق مع لجنة الفحص والاستلام، وتخزين تلك المشتريات وتصنيفها حسب طبيعتها، وصرفها طيقاً لأوامر الصرف المعتمدة وفي إطار النظم المعمول بها.
  • العمل على تزويد كافة الإدارات والمكاتب والأقسام والفروع بالمواد والاحتياجات التي تتطلبها بالكميات والمواصفات والمواعيد المبينة بأوامر الصرف المعتمدة الصادرة بالخصوص.
  • مسك السجلات والدفاتر والبطاقات اللازمة لتحديد حركة الأصناف الموجودة بالمخازن من واقع مستندات التوريد ، وقيد فيها كافة البيانات حول الكميات المضافة والمنصرفة، والتعاون مع لجان الجرد في تنفيذها مهامها.
  • اتخاذ كافة تحوطات الأمان التي تكفل المحافظة على مخزون الجامعة، والإبلاغ الفوري عن أي تقصير أو تهاون، أو نقص أو فقد أو تلف يحدث الأصناف المخزنة.
  • القيام بالأعمال الأخرى التي تتعلق بأعمال التخزين، والأعمال الأخرى التي يكلف بها.

وحدة الإيرادات والخزينة

تتولى وحدة الإيرادات والخزينة والقيام بالمهام والمسؤوليات التالية:

  • تحصيل جميع إيرادات الجامعة الناتجة عن ممارسة نشاطها بما في ذلك عائد الاشتراكات الدراسية ، ومبيعات الكتب ، أو الأصول الغير صالحة التي تقرر التصرف فيها بالبيع طبقاً أسلوب التصرف المعتمدة.
  • حفظ وثائق التأمين ، وخطابات الضمان، وغيرها من الوثائق ذات القيمة المالية والعمل على استيفاء كافة مستنداتها، وقيدها وتجديدها، وتحصيل قيمتها وفقاً للشروط والنظم المعمول بها، وبما يضمن مصلحة الجامعة وعدم تعريض حقوقها للضياع أو أية خسائر أو غرامات.
  • مسك السجلات والدفاتر الخاصة بقيد إيرادات الجامعة، وديونها لدى الغير ، وحفظ وتصنيف جميع المستندات المؤيدة لتلك الإيرادات، وعمل المصادقات بشأنها والعمل على تحصيلها بالتنسيق مع الأقسام والمكاتب المختصة.
  • القيام بعمليات القبض والدفع أيا كان نوعها وتحرير الصكوك وتدوينها ،بعد استكمال مستنداتها ومتابعة توقيعها من الجهة المخولة قانوناً وتسليمها للمستفيدين طبقاً للقواعد المقررة.
  • إعداد القيودات اليومية لحركة الخزينة وعمل مذكرات التسوية ومراجعة المدفوعات من خلال الصكوك والقسائم، وتسجيل وإثبات الإيداعات النقدية أو الصكوك بالمصارف.
  • متابعة أرصدة الجامعة بالمصارف بما في ذلك استلام دفاتر الصكوك، ومتابعة اعتماد توقيعات المخولين، واستخراج كشوفات الحساب وإجراء التسويات اللازمة.
  • متابعة العهد والسلف الممنوحة للعاملين بالجامعة والعمل على تسويتها أو استعادتها أو قفله طبقاً التعليمات والنظم الصادرة بالخصوص.
  • الإشراف على أعمال أمناء الخزائن وأمناء المبيعات ومسك السجلات التي تضمن مراجعة أعمالهم، والاشتراك في إجراء أعمال الجرد الدوري والمفاجئ لهم.
  • القيام بالأعمال الأخرى التي تدخل ضمن مهام الإيرادات والخزينة أو التي تكلف بها.